Natürlich will ich mit diesem Titel ein wenig provozieren. Und es geht mir nicht um den vollen Umfang des Requirements Engineering, sondern um den Teilbereich der Anforderungsermittlung im weitesten Sinne. Aber genau dieser Bereich beinhaltet aus meiner Sicht die größten Defizite und damit auch die größten Potenziale. Jeder von uns hat tagtäglich Erlebnisse in einem zunehmend komplexer werdenden persönlichen Umfeld, wo viele Dinge zu bewältigen und zu verstehen sind. Und so kommt es, dass man beruflich wie privat immer mehr an Verständnisgrenzen zu anderen Themenbereichen stößt. Unterschiedliche Terminologien oder – noch schlimmer – gleiche Terminologien mit verschiedenen Bedeutungen führen dazu, dass man mit einem Gegenüber redet, man A sagt, aber beim Gegenüber B ankommt. Es geht also darum die verschiedenen Sprachen oder vielmehr die inhaltlichen Dialekte zu synchronisieren, um sich besser verständigen zu können.
Requirements Engineering und die Kernkompetenzen
Ich bin der Ansicht, dass Business Analysten oder Requirements Enineers an einem fundierten Methodenwissen nicht vorbei kommen, dass aber ihre essentiellen Fähigkeiten nicht im Bereich des Methodenwissens liegen. Ich bin der Meinung, dass sich die Spreu vom Weizen im Bereich der Softskills trennt. Im Buch Basiswissen Requirements Engineering: Aus- und Weiterbildung nach IREB-Standard zum Certified Professional for Requirements Engineering Foundation Level
- Analytisches Denken
- Empathie
- Kommunikationsfähigkeit
- Konfliktlösungsfähigkeit
- Moderationsfähigkeit
- Selbstbewusstsein
- Überzeugungsfähigkeit
Wie man sieht, haben diese Attribute zunächst einmal nichts mit technischem Wissen oder Methodenwissen zu tun, sondern es handelt sich um Fähigkeiten, die man zwar zum Teil erlernen kann, die aber ein gewisses Talent – oder vielleicht doch eher Intuition – voraussetzen. Hinzu kommt natürlich, dass sie einem Spaß machen müssen, um sie optimal zu erfüllen. Man könnte sie auch als die sozialen Kernkompetenzen des Requirements Egineers bezeichnen. All diese Kompetenzen machen einen guten Berater aus, in dessen Rolle jeder von uns jeden Tag schlüpft. Und wie schnell ist es passiert, dass man dies unbewusst tut.
Ob im Gespräch mit den Eltern, welcher neue Fernseher denn der beste ist, oder der Familie, welches neue Auto denn am ehesten zur Familie passt, oder warum es dieses Jahr im Urlaub an den Gardasee geht und nicht in die Provence, selbst in diesen vermeintlich banalen Situationen findet Beratung statt. Ungewollt ist man plötzlich Berater und muss sich mit Anforderungen auseinandersetzen, um ein Problem zu lösen. Der nächste Schritt ist dann, eine Empfehlung auszusprechen. Aber Vorsicht, Empfehlungen beinhalten immer eine gehörige Portion Subjektivität, die man in der Empfehlung klar unterstreichen sollte:
- Meiner Meinung nach …
- Ich glaube, dass A für Sie die richtige Wahl sein könnte, weil …
- Ich persönlich bin mit B zufrieden, da es meine Bedürfnisse X, Y und Z befriedigt.
Die drei wichtigsten Kompetenzen des Requirements Engineers
Ich möchte mir aus dieser Auswahl der Kernkompetenzen drei herauspicken, die ich als besonders wichtig erachte:
Empathie
Um zu verstehen, was mein Gegenüber möchte, benötige ich Einfühlungsvermögen. Ganz oft sind es Befindlichkeiten oder zwischenmenschliche Hürden, die ein Verständnis für die Bedürfnisse – die viel wichtiger sind als der Bedarf – schwierig gestalten. Es geht häufig darum, das nähere Umfeld dieser Person zu verstehen. Dabei müssen explizit genannte Gründe nicht die echten Gründe sein. Aus der Praxis weiss ich, dass z.B. zwischenmenschliche Konflikte gerne auf sachliche Nebenkriegsschauplätze verschoben werden, oder dass sachliche Differenzen emotionalisiert werden.
Manchmal möchte der Vorgesetzte des Auftraggebers etwas anderes als der Auftraggeber selbst, manchmal hat eine Person Schwierigkeiten Rahmenvorgaben zu benennen, weil sie ihr peinlich sind, die aber wichtig für ein Endergebnis sind. Kurz, es geht darum Hintergründe aufzudecken und möglichst viel über die wahren Intentionen und damit die echten Anforderungen herauszufinden. Wer sich dabei wie ein Stück Holz verhält und sich nicht aktiv in die Rolle seines Gegenübers begibt, wird an seiner Aufgabe scheitern. Empathie ist z.B. eine elementare Voraussetzung für einen Perspektivenwechsel, der die Sicht aller Betroffenen ermöglichen soll.
Kommunikationsfähigkeit
Kommunikationsfähigkeit heißt, dass man in einem bestimmten Umfeld versteht, richtig zu kommunizieren. Das kann je nach Umfeld sehr unterschiedlich sein. Neben rhetorischen Fähigkeiten, sind Umgangsformen ebenso wichtig wie Hintergrundwissen und die Beachtung von Hierarchien. Eine gute Portion Diplomatie ist wichtig, denn es gilt Fettnäpfe zu vermeiden, den Beteiligten die Möglichkeit zu lassen, ihr Gesicht zu wahren, und selbst dabei auf Augenhöhe zu kommunizieren, damit man ernst genommen wird.
Kommunikation hat aber zunächst einmal vorrangig nichts mit Reden zu tun, sondern mit Beobachten und Zuhören. Nicht das vielfach propagierte aktive Zuhören, sondern ernstgemeintes echtes Zuhören. Wenn man aktiv signalisiert, dass ein Zuhören stattfindet, ohne dass es ernst gemeint ist, merkt das der Gesprächspartner. Wer zusätzlich beobachtet, erfährt eine Menge mehr über die andere Person. Passen Verhalten und Äußerungen nicht zusammen, ergibt sich ein inkonsistentes Bild des Gesprächspartners.
Man sagt, wer fragt führt, und ich schließe mich dieser Meinung an. Fragetechniken sind ein hilfreiches Mittel, um an latente Informationen heran zu kommen. Offene Fragen (W-Fragen) eignen sich dazu am besten. Möchte man eine Zustimmung und das Thema abschließen, eignen sich eher geschlossene Fragen (Ja/Nein-Fragen).
Letzlich ist alles hilfreich, was die Kommunikation verbessert. Ich bevorzuge zur Verbesserung des Verständnisses einen Satz Boardmarker und ein Flipchart, um mich mitzuteilen. Meine Erfahrung ist, dass die meisten Menschen durch eine strukturierte visuelle Unterstützung, die nicht allzu sehr in die Tiefe geht, Zusammenhänge besser verstehen. Also eine modellhafte Abstraktion des Sachverhaltes, unabhängig von einer bestimmten Notation.
Überzeugungsfähigkeit
Sie: Schatz, ist es kalt draußen?
Er: Es ist vier Grad.
Sie: Ich wollte nicht wissen wieviel Grad es ist, sondern ob es kalt ist. Ich weiss nicht was ich anziehen soll.
Er: Das kann ich Dir nicht sagen, Du musst wissen ob vier Grad kalt ist.
Sie: Na, das bringt mich wirklich nicht weiter.
Er: OK, gestern war es 12 Grad, hast Du da mit Deiner Jacke gefroren? Heute ist es 8 Grad kälter, also würdest Du heute vermutlich auf jeden Fall frieren, wenn Du gestern mit dieser Jacke gefroren hättest. Du musst wissen wann Du frierst. Es ist Deine Entscheidung welche Jacke Du anziehst, ich kann sie Dir nicht abnehmen.
Sie: Deine Antworten sind blöd (Lachen), aber ich glaube, dass es heute kalt ist.
Man sieht, dass zuhören nicht alles ist, sondern auch die Argumentation richtig und überzeugend gewählt sein muss. Eigentlich gehört die Überzeugungsfähigkeit für mich zu einer Teileigenschaft der Kommunikationsfähigkeit, ich halte sie aber in besonderem Maße für wichtig.
Einem Kommunikationspartner muss klar sein, dass er an der Erhebung der Anforderungen beteiligt ist. Niemand – jedenfalls niemand den ich kenne – ist in der Lage Gedanken zu lesen. Es gibt also immer eine Verantwortung des Kommunikationspartners, sich an der Lösung seiner gestellten Aufgabe zu beteiligen. Wer im Gegenzug Rahmenbedingungen annimmt, die unklar oder gar widersprüchlich sind, macht sich zum Spielball. Nur wer sein Gegenüber von dieser Pflicht überzeugt, wird ein zufriedenstellendes Ergebnis erhalten.
Zusammengefasst
Man sieht schon, dass sich diese Eigenschaften nicht wirklich isoliert voneinander betrachten lassen. Eine abgegrenzte Behandlung ist zwar gut und wichtig, um diese Eigenschaften zu verstehen, aber im „richtigen Leben“ muss man all diese Kompetenzen fließend und ineinander verzahnend einsetzen, um eine Situation und damit die Anforderungen in ihrer Gesamtheit zu erfassen. Dazu gehört wie bei allen Dingen im Leben Übung. Selbst wer „ein Händchen“ für Menschen und Kommunikation hat, wird viele Gespräche bewusst führen und analysieren müssen, um sich zu verbessern. Und es ist sogar erlaubt und wichtig Fehler zu machen, um daraus zu lernen.
Eine wertvolle Lektüre zum Thema Kommunikation findet sich mit Sicherheit in meinem Artikel Miteinander reden – Kommunikationspsychologie für Führungskräfte.
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