Führen hat eine Menge mit dem vergeben von Arbeitsaufträgen zu tun. Häufig werden bei Aufträgen an Mitarbeiter einfach Floskeln über den Zaun geworfen und der Mitarbeiter kann dann fühlen, was sein Auftraggeber eventuell meint. Die Situation ist oft unklar und implizite Wünsche sind nicht explizit geäußert, weil man irgendwie davon ausgeht, dass der andere schon weiß was man will.
Ich selbst habe diese Erfahrung schon häufig in beide Richtungen gemacht. Ich selbst dachte, dass ein Arbeitsauftrag ausreichend detailliert formuliert ist, aber das Ergebnis dann deutlich von meiner Wunschvorstellung abwich. Andererseits, wenn ich Arbeitsaufträge bekam, stand ich manches Mal da und versuchte die Aufgabe dann auch irgendwie zu lösen, weil ich feststellte, dass mir Details fehlten. Beide Situationen sind sehr unbefriedigend.
In vielen Fällen ist dem Beauftragten nicht klar, was sein Vorgesetzter oder Auftraggeber von ihm will. Aufgrund der unterschiedlichen Status in der Hierarchie trauen sich die Beauftragten oft nicht detaillierter nachzubohren. Wertvolle Zeit geht verloren, indem der Beauftragte mit Interpretationsversuchen hofft, die Aufgabe zu erfüllen. Es bleibt der schale Beigeschmack auf beiden Seiten, dass die Aufgabe zu niemanden Zufriedenheit erfüllt ist. Der Auftraggeber ist unzufrieden mit dem Ergebnis. Der Beauftragte ist unzufrieden, weil er seinem Gegenüber nicht in der Form geholfen hat, wie er es eigentlich hätte tun können und seine Arbeit nicht gemäß seines Aufwands gewürdigt wird.
Ich habe folgendes Auftragsschema kennengelernt, dass angeblich auch militärisch zum Einsatz kommt und dabei hilft, solche Interpretationsspielräume zu vermeiden.
Die Kernaufgabe
In ihr wird der wesentliche Teil des Auftrags deutlich und konkret formuliert.
Die Rahmenbedingungen
Der Auftraggeber erläutert, welches Problem zur Erteilung des Auftrags geführt hat und stellt dar, welches Ziel für das Unternehmen oder das geplante Vorhaben mit der Erteilung des Auftrags erreicht werden soll.
Die persönliche Absicht
Hier steht die Identifikation des Auftraggebers mit den Zielen des Unternehmens oder Vorhabens im Vordergrund. Sie stellt die Verbindung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern dar. In der persönliche Absicht vermittelt der Auftraggeber das, was er mit der Erfüllung des Auftrages zu Gunsten seines Verantwortungsbereichs erfüllt haben möchte.
Bis hierhin wird fast jeder sagen, dass das doch kein Problem ist und man schon zigfach solcherart Aufträge erteilt hat. Detailliert, unternehmerischer Aspekt und eigene Vorstellungen. Klar! Das gehört doch in den Auftrag und so beauftrage ich auch. Aber jetzt kommen die wirklich wichtigen Punkte des Auftrags, die so gut wie immer unkonkret sind oder unter den Tisch fallen.
Qualitätshinweise
Der Auftraggeber formuliert hier, in welcher Qualität der Auftrag erfüllt werden soll.
Zeitlicher Rahmen
Hier werden Zwischen- oder Zieltermine genau bestimmt. Dem Beauftragten wird eine konkrete Deadline gesetzt, wann Ergebnisse, die den Auftrag betreffen, erfüllt sein müssen. Das ermöglicht einerseits ein sauberes Tracking, andererseits konkretisiert dies die Aufgabe für den Beauftragten.
Eine klare Aufgabenstellung für einen Auftrag ist eine wichtige Art der Kommunikation. Sie stärkt die Autorität des Auftraggebers und gibt dem Beauftragten Sicherheit.
Tipp für Beauftragte
Sollte Ihr Vorgesetzter wieder einmal vage Forderungen an Sie richten, die nichts mit einem klaren Auftrag zu tun haben, fragen Sie! Versuchen Sie hinter des Pudels Kern zu kommen.
- Fragen Sie gemäß dieses Schemas zunächst nach den Details des Auftrags. Was ist der Inhalt?
- Klären Sie die Rahmenbedingungen, indem Sie danach fragen welches Problem sich dahinter verbirgt und gelöst werden muss.
- Versuchen Sie mit offenen Fragen an die persönliche Absicht heranzukommen.
- Klären Sie die Qualität, mit der die Aufgabe erfüllt werden soll.
- Erfragen Sie den zeitlichen Rahmen, bis wann welche Ergebnisse abgegeben werden sollen.
- Zu guter Letzt fassen Sie den Auftrag noch einmal zusammen und lassen Sie sich die Zusammenfassung von Ihrem Auftraggeber bestätigen.
Wer so vorgeht, wird von seinem Auftraggeber als strukturiert arbeitender Mensch wahrgenommen. Wenn das Ergebnis, dann noch den formulierten Anforderungen entspricht, sind beide Seiten zufrieden und werden gerne wieder zusammenarbeiten.
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